OA协同办公系统在大型集团的部署实施曾瑞萍（冀中能源集团有限责任公司科技部，河北邢台054000）摘要：文章首先介绍了冀中能源集团实施OA系统的背景及定义，着重从OA系统的实施策略、OA项目实施经验总结、实施效果和体会等方面进行了阐述。对规范化集团系统实施提供了宝贵的经验，OA系统作为集团信息基础平台和协作办公辅助平台，是集团信息化建设中的重要环节，保障集团实施绿色、高效和可持续性发展。关键词：OA；协同办公；数据准备；规范化策略中图分类号：F240文献标识码：B文章编号：2095-5979（2014）04-0154-03OACooperativeOfficeSystemImplementinLargeGroupZENGRui-ping(TechnologyDepartment,JizhongEnergyGroupCorporationLtd.,Xingtai054000,China)Abstract：ThispaperintroducedthebackgroundanddefinitionofJizhongEnergyGroup,emphaticallyexpoundedtheimplementationofOAsystem,theOAsystemofthestrategy,OAprojectimplementationexperiencesummary,effectandexperienceandsoon.Theimplementprovidedvaluableexperienceforstandardizationgroupsystem,OAsystemasafoundationprovidedgroupinformationandcollaborationofficesupportplatform,wasanimportantlinkoftheinformatizationconstructiongroup,ensuredthegroupimplementingthegreen,efficientandsustainabledevelopment.Keywords：OA;collaborativeoffice;datapreparation;standardizationstrategy收稿日期：2014-03-29；责任编辑：聂明勋作者简介：曾瑞萍（1978—），女，河北邢台人，工程师。E-mail：jznyzeng@163.com冀中能源集团有限责任公司是河北省属的国有独资公司，目前已经发展成为一个以煤炭为主业，医药、航空、化工、电力、装备制造和现代物流等多元发展、跨省区、跨行业、跨所有制的大型企业集团。随着集团的发展步伐，公司的组织机构越来越大，公司管理、沟通与控制、工作效率等方面日渐暴露出许多无法避免的问题。冀中能源OA协同办公系统自2006年7月份部署至今，在日常办公事务管理、非涉密电子公文传输、各类业务表单应用等方面已经成为各单位实现信息沟通的基础性系统平台。OA（OFFICEAUTOMATION，办公自动化）是基于工作流的概念，企事业单位的、综合型的、能够提高单位内部信息交流、共享、流转处理的和实现办公自动化和提高工作效率的各种信息化设备和应用软件。如何能够成功实施OA系统、推广应用，并且进一步满足集团化发展、多业务系统深度整合、移动办公等需要，有效地为集团公司服务，是项目实施所要关心的。1项目实施策略根据项目实施方法论“环境＋方法＋人圯成功的项目管理体系”，冀中能源集团OA协同办公系统针对集团公司规模大、范围广、业务松散、组织机构复杂、用户多等特点，坚持“总体规划，分布实施、重点突破、逐级推广”的实施策略，分为“系统普及、深入应用”两个阶段，并采用“分角色、阶梯式”推进。第一步，普及应用阶段主要是逐渐实现全员应用协同工作，达到人人都随时随地协同工作；第二步，深入应用阶段主要是总分式实施非涉密电子公文传输功能和业务表单审批功能。第三部，深化应用，多业务系统深度整合，如图1所示。系统总体规划：本着集团公司统一平台、集中管控的原则，采用集中式部署方式，达到应用系统经营管理引用格式：曾瑞萍.OA协同办公系统在大型集团的部署实施[J].煤炭与化工，2014，37（4）：154-156.CoalandChemicalIndustry煤炭与化工第37卷第4期2014年4月Vol.37No.4Apr.2014154

2014年第4期统一、基础数据统一、业务流程统一、管理规范统一。搭建起的能够满足集团、子公司、矿（厂）各级管理人员实现协同办公、电子公文、业务审批、与多业务集成处理的基础性事务信息平台。图1项目实施整体规划以集团本部为试点实施，进行安装、调试、培训、基础数据录入、业务应用设计挖掘等工作，首先在集团公司本部达到了全员普及应用。之后在股份公司、邢矿集团、邯矿集团、峰峰集团、张矿集团、井矿集团、河北航空、华北制药、山西冀中等逐一推广实施，并根据各公司管理模式、组织形式、基础水平、业务范围应用等差异性，在统一的管理体系框架下，分步推广，最终形成了覆盖整个集团的信息化协同办公平台。2项目实施关键经验总结2.1项目实施流程项目实施流程如图2所示。2.2建立组织架构和制度保障体系冀中能源集团在实施OA项目初期成立了“OA协调办公系统领导小组与实施小组”，集团公司副总为领导小组组长，为实现预期目标，实施领导小组发布了《关于推广实施集团OA协同办公系统的通知》。制定《OA协同办公系统使用管理办法》，在推广实施非涉密电子公文时制定了《冀中能源集团非涉密电子公文传输管理办法》对公文传输、处理、交换等流程制定了规范。2.3实施计划的控制采用了分步实施计划，包括：分单位实施计划、阶段性计划、月计划等多种计划类型，按照总体实施时间进度表，进行任务分解。计划制定之后，采用计划检查和监控手段，为计划的调整提供合理的依据。及时进行工作计划总结，明确当前项目实施的状况，做好工作经验和教训的总结，并进行风险识别和规避。建立了项目的日常监控机制，不定期对实施中的项目进行检查，及时发现问题，及时解决。2.4业务需求分析在全集团公司实施本项目具有地域广、多元化、组织机构复杂，以及使用用户多等特点，最终形成了集团-子公司-基层单位的跨地区、跨省三级管理模式，所以需求分析、差异分析、流程分析等是非常重要的。（1）以集团业务流程较简单的部门作为首先开发的业务流程需求分析对象，例如：综合办公室、财务部、信息部、规划部、新闻中心等组织业务需求的确认，首批制作协同业务规范流程。（2）重点关注公文、请示、审批、报告、会议纪要等业务的差别，全面掌握业务需求，根据调研各部门的业务需求同时，了解信息化对其业务的协助程度以及其更高的想法。（3）根据业务部门需求调研和分析、业务流程分析，最终确定管理流程，将管理制度落地。（4）结合开发商已有经验，以及在集团本部实施的经验和体会，将各阶段的实施步骤和内容推广到各子公司、新加入集团的成员单位以及基础单位。2.5规范编码，数据准备数据准备是实施冀中能源集团信息化系统的基础，是项目实施的关键点之一。一方面，OA协同管理的数据是关系到此系统能否正常运行流转的关键。另一方面，数据准备的充分与否直接影响整个系统的使用效果，在项目实施中起着举足轻重的作用。收集数据表现如下几个方面：集团组织机构庞大，单位和部门层级较多。组织机构中有14个子公司，共有276个基层单位，总部门数达到4230个，系统注册人数达21337人，上至集团公司董事长，下至基层单位普通科员，共有41个职务级别。在集团管理上，建立了“集中部署、统一管理、分级授权”的系统应用模式，既满足集团化管控的需要，又兼顾下级单位的各自管理与自主应图2项目实施流程第一：系统普及阶段第二：深入应用阶段项目准备系统部署基础档案协同文档电子公文业务表单推广普及实施方案软件安装账号开通关键用户培训及全员培训公文管理培训领导认识培训表单管理培训分公司全员培训项目准备硬件采购安装项目组织培训现状分析需求分析系统实现/适合与差异分析组织架构/管理流程框架定义系统测试数据准备模拟运行建立技术支持队伍技术支持项目总结培训标准流程操作各类用户化操作手册系统安装系统管理项目管理1.项目准备2.项目建设3.项目完成上线曾瑞萍：OA协同办公系统在大型集团的部署实施155

煤炭与化工2014年第4期第37卷用。考虑到大型集团以集中管控模式管理，发布了《组织机构及人员信息编码规范》，在OA协同办公系统中对基础信息进行了规划化，采取了统一的编码体系和统一的数据结构。主要包括：单位编码、部门编码、人员编码、业务编码等，例如：人员编号=单位编码+出生年月+人员序号。公文流转模板、业务审批表单等流程化协作办公种类繁多。具统计集团公文模板达250多个，业务审批流程每个部门少则1~2个多则十几个不等，表单模板的数量也达几千个。如此多的流程模板从调研、规范流程、发布使用等不可能一次性完成。以上有关数据的特点都给数据准备工作带来了困难，在数据准备过程中，总结了以下经验：（1）采用了统一的编码体系和统一的数据结构，从而适应数据集中管控。（2）加强对流程和模板的制作处理方法，在业务水平上得到提高。（3）采用分角色、阶梯式推进起到很大作用，分单位分部门逐步深入推广式的应用，同时系统的分级管理也解决了一个管理员的麻烦。（4）采用分阶段录入各基层单位信息，关键业务部室先使用起来带动其他业务部室，达到普及应用效果。（5）强调培训的作用，尤其强调制度落地和协作管理方面的培训，便于将管理制度和系统严密集合达到提高协作效率。2.6宣传和培训多次举办了推广会议，并在利用网络便利环境在集团内部网站上发布了培训文档、视频课件等自主学习材料。并在内部网站上专门开通了宣传学习专栏，进行解答协同工作中遇到的问题，具统计点击下载次数达几十万次，节约了电话咨询和人员交流方面的费用和时间。2.7移动应用开通了短信提醒功能将协同工作、公文发布、流程审批等主要工作进行以手机短信的方式及时提醒给代办人。同时部署远程访问VPN系统，利用互联网或者3G无线上网卡，满足公司各级管理人员在外出差、异地机构人员办公需要，实现快速处理协同工作。升级OA系统后，开通了移动应用，建立手机门户系统，实现手机或平板电脑访问协同系统进行事务处理和业务审批。3OA系统实施效果目前，集团公司基本实现了管理人员全员协同工作，通过逐步深入应用。每月公文流转量超过2.4万个，协同量超过10万个，网上业务审批月超过800次。在自由协同的同时充分发挥了协同的优势，达到了“降低成本、提升效率、构建文化、优化管理”的目的。3.1降低成本实现绿色办公新突破，不但节约了工作时间、减少了重复工作、简化了工作流程、缩短了办理周期、提高员工单位工作时间的效率；同时资料文档存放于平台资源中心，文档管理规范、表单实现自动归档，文档信息共享，节约了大量纸质资源，为降低了办公费用。OA协同办公的应用从提升价值、降低人力成本、纸张成本、时间成本上都有显著效果。3.2集中管控提升工作效率通过使用OA协同，借助流程引擎信息技术，系统自动发现“管理异常”，通过“消息机制”进行催办以提高办公效率；通过流程工程状态提供绩效考核数据依据；异地办公，无论何时何地都能及时处理审批流程，减少审批时间；手机登陆和手机短信在办公网上的使用进一步提升了信息的传达沟通和处理；工作流程规范化、透明化、自动化，可设计多人员、多任务、跨部门、跨单位的协同工作，提高跟踪效率，实现管理制度落地；最终达到提升水平、提高效率、挖掘潜力、发展能力等目的。3.3节约费用2008年实施至今累计投入220万元，按照协同办公应用对日常办公成本（通讯、纸张打印、人力、差旅交通等费用）抑制系数为15%～30%，粗略计算累计节约费用达925万元。4结语大型集团应用OA协同办公系统，是对高效率工作的平台系统，对规范大型集团工作流程、制度落地提供一个信息基础平台和协作辅助平台。对于冀中能源集团来说，成功的实施OA协同办公系统是集团公司在信息化道路上走出了踏踏实实的第一步。同时对今后规范化集团其他信息化系统的实施提供了宝贵的经验，并且通过实施OA系统对集团公司的日常办公事务和员工交流的规范化、透明化、电子化、无纸化、移动化，降低企业运营成本。无疑为集团全员绿色协同，创造低碳运行生态矿山提供了可靠地基础，为集团的可持续发展提供了保障。156