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莲花邮件系统 lotus notes.doc

发布时间：2022-06-26 发布人：admin 分类：说明书 资料大小：0.06M 资料格式：doc 举报 版权申诉
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    1 打开 Notes 时提示“打开窗口时出错”或提示“标识符文件被锁定，请稍后再 试” 方法（1）结束所有以 N 开头的进程后重启 Notes。 方法（2）重新启动计算机后再打开 Notes。 方法（3）也可在网上下载一个叫做 KillNotes.exe 的文件，双击就可以关闭 所有 Notes 进程。 2 打开本地时提示“邮件将会到期，是否要清理删除邮件” 打开旧邮箱的本地时出现“2010 年 x 月 x 号的数据邮件将会在 10 月 16 号到 期，是否要清理删除邮件”的对话框，提示选择是或否。 打开本地邮箱，点击 “文件”--“复制”—“设置”—“节省空间”，将“删除最近 x 天内未修改的 文档”选项取消。 3 邮箱容量限额 Domino 限额: 限额设定只对服务器邮箱有效，对本地复本无效。一般 Notes 邮箱容量达到限额 90%，服务器自动提醒用户超限。删除过期邮件使邮箱低于邮 箱限额大小，并成功压缩之后，限额提醒才会消失。一般情况下，用户邮箱超限 以后，可以接收邮件，但是不能发送邮件。但因为采用 Domino 限额策略，所以 用户仍可以通过使用本地复本继续发送邮件。 4 在企业里，通常老板会把 Notes 中的 Calendar 权限分享给助理，那么该如何 设置呢？ (1)在老板的 Calendar 中依次点击 Tools-Access&Delegation-Access To Your Mail&Calendar-Add,会出现一个 Add People/Groups 这个对话框，填入助 理的 notes 名称，选择要赋予助理对老板 Calendar 的读或写权限，然后点击 Ok。 在老板 pc 端的操作就完成了。 (2)在助理的 Notes 客户端中打开 Calendar，在左上角点击 Calendar，选择 Open Another Person's OK。就可以打开老板的 Calendar 并进行操作。 Calendar,在地址本中选择老板的 Notes 名称，点击 5 指定联系人邮件自动归档到指定文件夹 选定指定联系人的邮件，点击 Tools-Create QuickRule 在 Select The Conditions To Match 下指定条件，然后再 Choose The Action To Perform 中 指定要自动归档的文件夹或条件。 6 多个用户使用同一 Lotus Notes 客户端收发各自邮件 1、首先进行工作场所的设置：任选一个除办公室外的工作场所（因为办公室 场所默认为第一个安装用户所用） （1）基本页面：改场所类型为“局域网”，场所名称可以由用户自行设定，这 个名称将显示在右下角的场所列表中。 （2）服务器页面：宿主/邮件服务器填写你的邮件服务器名称。 （3）端口页面：使用的端口选择 TCP/IP、LAN0 （4）邮件页面：邮件文件位置选择“在服务器”；邮件文件填写第二用户的邮 件文件位置（如 mail1aaa.nsf）；Notes 邮件网络域填写公司的网络域名程；收
    件人姓名自动查找选择“先本地后服务器”；发送外出邮件选择“通过 Domino 服务器” 2、当第一次打开邮箱时，系统要求输入最后一次使用 NOTES 的用户的密码， 如果为当前用户可直接输入密码进入邮箱，否则请连续点击密码输入窗的“取消” 按钮，在弹出的选择到切换到的标识符窗口中选择第二用户的 ID 文件，打开后 输入密码，进入欢迎页面，之后在右下角的场所列表中，选择第二用户的工作场 所，邮件箱即可打开。如果 NOTES 已打开的状态下切换用户，请首先切换用户 ID，之后到 Lotus 的右下角场所选择框中直接选择该用户的工作场所即可。注意： 用户的 ID 和他的工作场所一定要配套使用，否则会出现无法转发邮件等问题。 7 删除已经发出去的邮件 有时在给多个用户发邮件时，由于工作失误，将邮件发错，想删除发给这些 用户的邮件，请立即与邮件管理员联系，因为所用用户发出的邮件都要放在一个 外出邮箱 mail.box 中，如果此时发出的邮件在 mail.box 中没有发出，可请管理 员将此 mail.box 中的邮件直接删除（注意：在使用此方法时，用户要快速与邮 件管理员联系，否则邮件会从 mial.box 中发出），如果此邮件已经从 mail.box 中发出，则只能通过管理员在服务器端打开所有收到此邮件的邮箱，并一个一个 删除，这种方法只对本单们内的用户邮箱进行删除。 8 添加网站至 NOTES Favorites Bookmarks 文件夹 用户想要用 NOTES 自带的浏览器进行查看网页,并且想要建一个收藏夹在 Workspace 上,以便于方便打开网页。 （1）进入 NOTES,打开 Address Book,进入 Location>Office(或 internet), 选 择 Internet Browser,如下图，选择 Notes with Internet Explorer. （2）回到用户 WORKSPACE 下，在 Address 上输入网页，如 www.baidu.com 便可 在 NOTES 的界面下打开网页。再左键点击左侧栏的 Favorites Bookmark 按钮（若 无此按钮可以新建一个 folder）。如下图所示： （3）之后用鼠标左点键住百度网页上的标题栏，将此标题拖曳至 Favorites Bookmark 下，便可以生成一个快捷图标。之后打开网页就与 Windows IE 的收藏 夹有着相似的效果了。 9 对一台曾经配置过的 Notes 客户端的机器如何重新配置？ （1）在文本编辑器中编辑 Notes.INI 文件，保留该文件中的前六行内容，其余 内容全部删除，保存 Notes.INI 文件并退出。当你再次双击 Notes 图标时，Notes 系统会自动执行安装程序，你只需用新的用户 ID 文件进行简单的设置即可连接 到新服务器上。 （2）删除 desktop.dsk、log.nsf 和 names.nsf 文件（必要时）。 10 如何双击右键退出 在菜单中打开"文件"-"工具"-"用户惯用选项",在"基本"项的"高级选项"中 选中"双击鼠标右键退出"。当 NOTES 下一次启动后,打开任何的数据库文档只须 双击右键即可退出,用户不必再按"ESC"键或在文件菜单中选"退出"了。
    11 如何修改口令 建议用户经常修改自己 ID 文件的口令,以免被其他人发现。 在菜单中打开 "文件"-"工具"-"用户标识符",输入旧口令后在"基本"项中选中"设置口令",即 可设置新口令。 12 如何快速删除文档 在 NOTES 中删除文档时,系统不会把文档立刻删除,通常会在关闭数据库时询 问是否将文档从废纸篓中永久删除,这有效地防止了文档的误删除,但同时也给 用户带来了不便,为了快速删除文档,可以使用"剪切"快捷键或"CTRL+X"将选中 文档删除。 13 如何修改桌面背景 在菜单中打开"文件"-"工具"-"用户惯用选项",在"基本"项的"高级选项"中 选中"带底纹的工作台",即可使 NOTES 工作台换上漂亮的底纹。 14 多选库,移动库 使用 NOTES 工作台,可以很好地将常用的多个 NOTES 数据库分类组织。在工 作台空白地方单击鼠标右键出现很多选项,可以在此方便地打开数据库。选中" 创建工作台页面",即可创建新的工作台页面并设置工作台页面名称和副签颜色。 当需要将数据库图标移到另外的工作台页面时,只须拖动数据库图标到选中的工 作台附签即可。按住 SHIFT 键可以实现数据库图标的多选。 15 如何加密本地库 对于存放在本地的数据库,为了防止其他人访问,可以用个人的 ID 文件对它 进行加密。选中数据库图标,单击鼠标右键,查看数据库属性。在"基本"框中单击 "加密",选择"在本地对此数据库加密",即可用当前用户的 ID 文件加妹苘此数据 库。加密以后只有加密者本人才能打开此数据库。 16 本地数据库安全性 ECL 设置 通过本地数据库安全性 ECL 的设置可以更加有效地对 NOTES 工作站的使用权限 进行设定。在菜单中打开"文件"-"工具"-"用户惯用选项",选中"基本"项中的" 安全性选项",在 此可以像设置数据库的存取控制权限一样,给不同的用户分配不同的权限,当然 此权限设定仅适用于当前的 NOTES 工作站。 17 如何锁定用户口令 用户在使用 NOTES 工作站时,常常会因为别的事暂时离开一会儿,如果在此期 间其他人接着使用 NOTES 工作站,系统会默认当前操作者仍然是以前的用户。为 了防止其他人以自己的名义使用 NOTES ,用户在暂时离开时应该按"F5"锁定用户 标识符,清除个人信息。这样其他人要想接着使用此 NOTES 工作站,必须提供自己 的 ID 文件并输入口令。为了让系统自动锁定用户标识符,在菜单中打开"文件"-" 工具"-"用户惯用选项",在"基本"项的"搁置 分钟后锁定标识符"中输入指定时 间,这样当用户暂时离开一段时间以后,系统会自动清除当前用户的个人信息。
    18 如何查看服务器上的帮助文件 NOTES 系统本身提供了丰富详细的帮助文档,其中绝大部分都已经翻译为 中文。通过 NOTES 的"帮助"菜单,用户能查阅不少帮助信息,包括"帮助条目"、" 指南"和"快捷键。此外,打开服务器下"DOC"目录,用户能发现更多的帮助文档, 包括"NOTES 与 INTERNET"、"NOTES 版本过渡"、"NOTES 安装指南"等,相信您一 定会有所收获的。 19 如何快速启动浏览器 NOTES 系统提供了对 INTERNET 的支持,用户可以通过单击 INTERNET 热点, 快速启动浏览器。在菜单中打开"文件"-"工具"-"用户惯用选项",在"基本"项的" 高级选项"中选中"将 Internet URLs(http://..)转换成热点",这样,当用户在文 档中输入 Internet URLs,如 http://www.lotus.com 时,系统会自动将它转换为 热点。在菜单中打开"文件"-"设置场所"-"编辑当前场所",在 Internet 浏览器 中选择自己习惯的浏览器,如 IE 或 Netscape,您也可以试一试 NOTES 自带的浏览 器,如果您的 NOTES 工作站是通过拨号方式连接 Internet ,应该在"提取/打开页 面"一栏中选择"从 NOTES 工作站"。一切设置完毕以后,当您在 NOTES 文档中看到 特定的 Internet 热点时,只须用鼠标一点,就能启动您指定的浏览器浏览此站 点。 20 离开办公室设置 当您出差时,可以设置自己的 NOTES 邮箱为"离开办公室"状态,这样,在您出 差期间,每一位给您发送邮件的人,都会自动收到一份邮件,通知他您已经出差 了。选中您的邮件数据库,在"操作"菜档ゥ中选择"邮件工具"-"离开办公室",然 后输入您离开和返回的日期及相关信息,最后单击"离开办公室-启动代理"操作, 选定执行代理的服务器后即可,当然在您出差回来以后,请不要忘记取消代理。同 样,在"操作"菜单中选择"邮件工具"-"离开办公室",单击"返回办公室-停止代理 "操作,系统会提示您有多少个邮件 被自动发送。 21 如何做邮件授权 当您出差时,使用"邮件授权"功能可以使别人也能查看您的邮件,这样,不会 遗漏重要 信息,妨碍工作流的正常流转。 选中您的邮件数据库,在"操作"菜单中选择"邮件工具"-"授权简要表",在此您可 以设 置自己日历和邮件的授权。 22Lotus Notes Archive 后仍无法发送邮件 选择用户邮箱, 然后"File-Database-Properties" ，切换到"i" 选项, 检查 磁盘空间，如果磁盘空间利用率%used >90% 则需要继续做 Archive 或者删除一 些邮件。如果磁盘空间利用率%used<90% 则需点击 "Compact" 按钮做压缩。一 般来说压缩需要 5-10 分钟（根据邮箱容量） 23 归档数据库是否可以直接“发送、转发、回复”邮件
    可以。归档数据库的设计与本地没有区别，操作与服务器邮箱相同。 24 设置归档时提示“索引中未找到相应条目” 打开“本地通迅录”，按住“Ctrl”+“Shift”，同时点击“查看”，选择 “转至”在弹出的对话框中找到($Policies)一项，点击确定；在弹出的对话框 中，在“Policy Type or Name”字段中找到所有有关 Archive 的项，将其删除， 重启 Notes 后再尝试进行归档操作。如果将本地通讯录中的相应 Archive 项删除 后，故障依旧，请尝试刷新通讯录模板。 25 归档时提示“找不到相应条目” 或“未找到注释项目”或“文档已被删除” 打开“本地通迅录”，按住“Ctrl”+“Shift”，同时点击“查看”，选择 “转至”，在弹出的对话框中找到“$Policies”一项，点击确定，在弹出的对 话框中，删除有关 policies archive 的所有项目后重新归档。 26 归档时提示“找不到归档日志模板 archlg50.ntf” 关闭 Notes 程序，将正常 Notes 同一版本下的 archlg50.ntf 文件拷贝到有问 题的 Notes 客户端的 Data 文件夹下，再次打开 Notes 进行归档操作。打开“本 地通迅录”，按住“Ctrl”+“Shift”，同时点击“查看”，选择“转至”，在 弹出的对话框中找到“$Policies”一项，点击确定，在弹出的对话框中，删除 有关 Policies Archive 的所有项目后重新归档。 27 设置归档时，提示“找不到服务器的路径” 方法（1）在本地通讯录中添加服务器对应 IP 地址的解析。 方法（2）在 C:WINDOWSsystem32driversetchosts 文件中添加一个服务器名 称与 IP 地址的对应关系。 方法（3）重装 Notes。 28 归档时提示“文件不是数据库” 重新指定归档路径即可。 29 归档时提示“签名者没有访问源数据库所需的期限” 重新设置复制关系，重新指定归档路径，重启 Notes 后再进行归档。 30 只能归档部分邮件 如遇到大部分邮件归档正常，只有几封归不过去，可尝试“刷新服务器模板” —“新建本地”，再将新本地与旧归档链接起来。 31 配置 Notes 过程中提示“提示服务器未响应” Notes 端口错误。在惯用选项--用户惯用选项--端口中，把所有的勾取消， 新建一个 TCPIP 端口。 32 打开归档中的邮件时提示“文件不存在” 刷新 Bookmark。
    33 打开 Notes 或添加附件时，提示“文件不存在” 关闭 Notes，将 Data 文件夹中的 bookmark.nsf 文件改名或删除，重启 Notes 即可。 34 打开每封邮件都会有“Who、Date、Time”等的提示 点击邮件上的“Hide Thread”按钮即可取消此显示 35 打开邮件时提示“该验证字的签名无效” 新建本地，重新设置复制关系。 36 安排的会议接受后被取消，在 Notes 中如何显示 Notes 中，接受的会议被取消，此邮件前会有红色的叉子。 37 打开 Notes 总提示“扫描未读文档” 打开 Notes，依次点击“文件”—“惯用选项”—“用户惯用选项”，选择 “基本”菜单，取消“扫描未读文档”的选择即可。 38 重装 Notes 后，如何恢复先前的工作台图标 在新的位置重装 Notes 后，工作台中的图标会是初始状态，有很多自己先前 创建的图标都没有，如果恢复成原来的工作台图标样式，可以到旧 Notes 的安装 路径在 Data 文件夹中找到 desktop.ndk 和 Cache.NDK 文件，复制到新装 Notes 的路径下，工作台图标即可恢复成先前的样式。 39 发邮件选择通讯录中的人员时，提示“选定条目的地址无效” 在新建便笺时，打开 Address，输入用户名称（XX,XXXX）时，无法找到对应 的邮箱地址，提示“选定条目的地址无效” 在“选择地址”对话框中，“查看依据”中的选项错误，改为“按名称列表”后 再次输入正常 40 归档后的邮件在本地中仍会显示，打开时提示“邮件已删除” 此问题是由于邮件确实被删除但是视图没有更新过来，需要手动更新视图， 在邮箱里面按 Ctrl+Shift+F9 就可以了。还有可能是因为在本地或者服务器已经 删除，但还没有同步，复制一下即可解决此问题。 41 替换模板时出现 DOS 窗口 替换邮箱模板时出现 DOS 窗口，提示 ID 正在被使用需要输入口令，这是由于 安装了 McAfee 杀毒软件引起的，卸载此软件正常。 42 打开邮件中的链接时，提示“JavaScript”错误 此问题是由于 Notes 中场所“Internet 浏览器”未设置造成的，重新选择一 下浏览器即可。 43 重启 NOTES 后，上一次打开的窗口也被打开
    打开 Notes，依次点击“文件”—“惯用选项”—“用户惯用选项”，选择 “基本”菜单，取消“退出时保存窗口状态”的选择即可。 44 打开 Notes 提示“口令的提示被用户终止” 更改 ID 文件的路径后重新打开 Notes。 45 打开或关闭邮箱时报错，提示“找不到外部名称” 替换邮箱模板，重新打开即可。 46 如何发送群组邮件 在收件人处输入“-”（减号）后面紧接着输入群组名称（如：-KAB All）。 47 群组邮件列表中的信息显示不全 发送群组邮件，输入群组名称后回车（如：-KAB），发现只能显示部分群组列 表，还有很多群组信息看不到。由于 Notes 的限制，群组列表最多只能显示 50 条信息，要显示不在当前列表中的群组信息，则需在输入群组名称时多输入几个 更详细的字符（如：-KAB-Telesales）。 48 邮件中的网址不能被当做链接打开 当邮件中有网址时，通常会自动匹配成超链接的形式，有时会因设置错误导 致无法显示成超链接 打开 Notes，依次点击“文件”—“惯用选项”—“用户惯用选项”，选择“基 本”菜单，“将 Internet URL 转换成热点”选中。 49 多封邮件一并转发 选中邮件后直接点击 Forward，可将这几封邮件合并成一封邮件进行转发。 50 如何发送可以进行编辑的 Excel 文件 通常直接复制到 Notes 中的 Excel 文件会自动转换为图片格式，编辑、保存 时很麻烦，而如果在插入 Excel 文件时选择“创建”--“对象”，在“创建对象” 对话框中选择“Microsoft Excel 工作表”，确定后即可将 Excel 文件作为对象 的形式在邮件中创建，双击即可进入编辑界面进行操作。 51 看不到已读邮件. 单击邮箱最右边的按钮，从 View Unread 变为 View All 。 52 如何更改 notes 中字体大小 在 notes.ini 中加入“display_font_adjustment=”行，字体可以设置为最 大 4。 53 如何在写邮件的时候把图片直接插入到内容中，而不是以附件形式发送 写邮件时，点击工具栏中的 import 按钮，然后选择要插入的图片或其他文件， 点击 OK，即可将图片直接显示在邮件中。
    54 新做一个 replication 的时候，为什么越到后来越慢？从 0％到 80％都挺快 的，但从 80％到完成却要很长时间？ Notes 的同步是基于字段的，完整的同步包含了设计模板，ACL 权限，目录， 文档，数据库设置等等所有内容。进度条是系统估算的，可以作为一个参考而非 绝对精确。同步所需的时间按与 Domino 服务器的负载，网络流量，邮件是否含 有大附件传送失败而发生重复传送等等情况都有关系。如果发现进度条有很长时 间没有变化，可以通过查看网卡的流量来检查同步是否遇到问题，也可以先停止 同步然后再选择同步，Notes 会从上次成功同步的字段开始继续而不是从头开 始。
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