2009 年 9 月 第 29 卷第 9 期 ·工作研究· 现 代 情 报 Journal of Modern Information Sep1 , 2009 Vol129 No19 EndNote 中实现中英文文献混排的方法 赵 震 雷恒池 (中国科学院大气物理研究所 , 北京 100029) 〔摘 要〕EndNote 是一个功能强大的参考文献管理软件 , 但不支持中英文文献混排 。通过建立一个新的中文文献类型和中 文期刊文献输出格式 , 介绍各个字段如何设置 , 在 Microsoft Word 中进行引文插入 , 从而区别处理中英文多个作者的表示 。该方 法能够在 EndNote 中实现中英文文献混排 , 满足中文期刊投稿要求 。 〔关键词〕文献管理 ; EndNote ; 中英文文献混排 〔中图分类号〕TP391 〔文献标识码〕B 〔文章编号〕1008 - 0821 (2009) 09 - 0182 - 03 A Method for Chinese - English Bibliography Mixed Citations Using EndNote ( Institute of Atmospheric Physics , Chinese Academy of Sciences , Beijing 100029 , China) Zhao Zhen Lei Hengchi 〔Abstract〕EndNote is a powerful and widely used bibliographic management program marketed by Thomson Scientific which does not support Chinese - English bibliography mixed citations for Chinese journals. A method was purposed to treat with different abbreviated author list if more than three authors for Chinese and English references which were inserted to Microsoft Word. A new reference type and output style was created for Chinese journal and how to set every field was also presented. The method could achieve Chinese - English bibliography mixed citations and meet the requirements of Chinese publishers. 〔Key words〕reference manage ; EndNote ; Chinese - English bibliography mixed citations 科学论文的写作需要查阅和引用参考文献 , 伴随着期 刊和论文数量的突飞猛进 , 手工搜集和管理参考文献已无 法适应信息化时代的发展 。参考文献管理软件的出现可以 满足科研人员高效 、准确 、便捷地利用海量参考文献的要 求 , 目前几种主要的参考文献管理软件 各 有 特 点和 优 缺 点[1 - 2] 。EndNote 作为文献管理软件中的佼佼者 , 是一个功 能强大的检索和管理参考文献数据库的软件 , 能够搜索互 联网上的参 考文献数据库 , 支持多种文献类型的存储 , 对 本地储存的文献资料提供了二次检索和整理功能 , 以及快 速手工创建书目 列表 。通过其在 Microsoft Word 中的插件 , 可以很方便地插入所引用的文献 , 软件根据文献出现的先 后顺序自动编号 , 按 照指定的格式将引用的文献附在文章 最后参考文献的位置[2 - 3 ] 。目前最新版本 EndNote X2 主要 功能包括自动查找文章 全文并下载 , 通过 EndNote Web 的 即时访问毫不费力的将参考文献群组传送到 EndNote Web 并与其他人共享访问 。能够 获取更多的在线资源和出版样 式 , 支持2 800种在线连接文件 、600 种导入过滤器和3 300 种期刊样式[4 ] 。比较而言 , 参考 文献管理软件在国外使用普遍 , 软件 发展也较为成熟 , 而在国内尚处于普及阶段 , 但已有越来越多的科研人员 开始使 用 EndNote 建立 个 人 数 字 图 书 馆 ,利用 EndNote 的强大功能协助撰写科研论文[5 - 6 ] 。对于目 前常用的网上中文期刊文献 数据库 , 可以使用 EndNote 根 据不同的网络期刊数据库文献格式制作过滤器来导入中文 文献 , 从而轻松建立和管理中文 文献[7 - 10] 。EndNote 自带 的文献输出格式均是针对英文文献的 , 没有支持中文文献 的输出格式 , 对于中文期刊中经常出现 的中英文文献混排 更是没有给出解决方法 。 1 EndNote 处理中英文文献混排 111 EndNote 处理中英文混排的问题 对中文期刊而言 , 经常碰到中英文文献混排的问题 。 参考文献既有中文也有英文 , 虽然两种格式要求一样 , 但 是 中英文文献混合引用的时候由于习惯不同 , 中英文文献 格式会出现混乱 。最重要的差别在于某个文献的多位中文 作者排 列时会出现类似 “刘某某 , 张某某 , et al”的字样而不是中文期刊要求的 “刘某某 , 张某某 , 等”字样 。虽 然可以对中 文和英文文献各制作一个输出格式 , 但是在同 一篇文章中是不能使用 2 个文献输出格式的 。EndNote 在这 方面表现很差 , 至今还没有完美的解决方法 。只能依靠文 献在 Microsoft Word 插入格式化后手动修改或者另外编写 Microsoft Word 宏[ 8 - 9 ] , 给编辑处理中文文献带来很大不便 。 下面将提出一种方法来实现中英文文献混排 , 可以简单方 便的解决这个问题 。 112 解决问题的基本思路 — 182 — 

2009 年 9 月 第 29 卷第 9 期 Sep1 , 2009 Vol129 No19 建立一个新的中文文献类型 (Reference Type) , 这样在 用 EndNote 输入中英文文献时可以将中文文献独立出来对 待 。 再建 立 一 个 新 的 中 文 期 刊 文 献 输 出 格 式 (Output Style) , 在新的文献输出格式中对英文文献将 Author 当成英 文作者来 处理 , 而对中文文献将 Editor 当成中文作者来处 理 。从而实现中英文不同作者格式可以同时出现在一个文 献输出格式 中 。以下所有操作均使用 EndNote X2 版本 , 使 用 EndNote 其它版本也可仿照 。 Journal of Modern Information 现 代 情 报 2 EndNote 实现中英文文献混排 211 建立一个新的中文文献类型 EndNote 未使用的文献类型 ( Reference Type) 默认为 3 个 , 它们被命名为 Unused 1 - Unused 3 , 可以利用其中一个 作为新 的中文文献类型 。操作如下 : 【Edit】 →【Preference 】 →【Reference Types】 →【Modify Reference Types 】, 就 会出现选择文献类型的窗口 , 在 Reference Type 中下拉选择 Unused 1 , 然后修改文献类型列表中相关项 。在 Generic 项 中输入新文献类型名 “Chinese Journal”, 新文献类型与 End2 Note 自带的 Journal Article 类型最大的不同是 Secondary Author 也被用来存放中文作者 。修改完成后的中文文献类型各项 设定见表 1 。点 击页面上的 OK按钮保存该文献类型 , 新的 中文文献类型被命名为 Chinese Journal 。 表 1 中文文献类型 Chinese Journal 设定 Generic Author Year Title Secondary Author Secondary Title Volume Number Pages ISBN/ ISSN Keywords Abstract Notes File Attachments Author Address Chinese Journal Author Year Title Secondary Author Journal Volume Issue Pages ISSN Keywords Abstract Notes File Attachments Author Address 212 EndNote 中输入中英文文献 在 EndNote 中添加英文文献时 , Reference Type 框中选 择 Journal Article , 再依次输入文献各字段内容 。添加中文 文献 时 , Reference Type 框中选择新建立的 Chinese Journal 文 献类型 , 然后顺序输入中文文献对应的各字段内容 。特别 需要注意 的是中文文献输入中 Secondary Author 字段不能为 空 , 其内容与 Author 字段相同 , 只需将 Author 字段内容复 制过来即可 。 213 新建中文期刊文献输出格式 点击 工 具 栏 上 的 【Edit 】 →【Output Styles】 →【New Style 】来建立符合中文期刊要求的中英文文献混排输出 格式 , 下面逐一介绍各项如何修改 。About this Style 栏中 【Category :】填 “Generic”, Anonymous Works、Page Numbers、 Journal Names 可以不变 。对于中文期刊 , 引文在正文中的 显 示格式大都采用数字上标编号标注 , Citations 的设置如 下 : Templates 输 入 框 在 Insert Field 中 选 择 “Bibliography Number ”进行设置 , 前后加上中括号 , 设置为上标格式 , 最后显示为 [Bibliography Number ] 。这样在正文中引用文献 时则表示为 文献出现的顺序号 , 格式为上标 。Citations 的其 余部分可以不变 。 中文期刊的参考文献格式大都如下 : [ 顺序号 ] 作者. 题名 [J ]. 刊物名称 , 出版年 , 卷 (期) : 起止页码 , 按此 要求对 Bibliography 的各项作如下修改 。对于 Bibliography 的 Templates 部分 , 在 Reference Types 中选上 Journal Article 代表 英文文献 , 通过 Insert Field 工具按钮将英文文献格式设置 为 : Author. Title [J ]. Journal , Year| , Volume| ( Issue) | : Pages。接着在 Reference Types 中选择 Chinese Journal 代表中 文文献 , 点击 Insert Field 选择字段将中文文献格式设置成 : Secondary Author. Title [J ]. Journal , Year| | : Pages。两者区别在于选择的文献类型不同和文章作者 项采用不同字段 。Author Lists 的设置代表英文文 献格式 , 作者 前后之间用 “ ,”分隔 , 显示前 3 位作者 , 超过 3 个作 者缩略为 “ , et al. ”。Editor Lists 的 设 置 代 表 中 文 文 献 格 式 , 作者 前后之间用 “ ,”分隔 , 显示前 3 位作者 , 超过 3 个作者缩略为 “ , 等”。Layout 中的 Start each reference with 部分在 Insert Field 工 具 按 钮 中 选 择 “Bibliography Number ”, 前后 加 上 中 括 号 使 参 考 文 献 按 顺 序 编 号 格 式 如 [ 1 ] , 最 后 显 示 为 [Bibliography Number ] , 悬挂缩进 Hanging Indent 设为 All paragraphs。至此中文期刊文献输出格式建立完成 , 最后 使用【File】 →【Save As】保存该格式并命名 。 , Volume| (Issue) — 182 — 

2009 年 9 月 第 29 卷第 9 期 3 Microsoft Word 中插入中英文文献 现 代 情 报 Journal of Modern Information Sep1 , 2009 Vol129 No19 正确安装 EndNote 之后 , Microsoft Word 的工具菜单下就 有 EndNote 菜单项 , 从而在 Word 与 Endnote 两个软件之间轻 松转 换 , 实现在 Word 文档中即时插入参考文献 。点击 Microsoft Word 中 EndNote 工具栏下 “Insert Selected Citation (s) ” 按钮就 可自动插入引用的中英文文献 , 并在文章结尾生成 相应的参考文献目录 。为了达到中英文文献混排的要求 , 需要对文 献按中文期刊要求进行格式化 , 步骤如下 : Format Bibliography 菜单下的 With output 栏中点 “Browse ”按钮选 择新建的中 文期刊文献输出格式 ; Layout 菜单的 Bibliography 栏中输入 “参考文献”, Hanging 值设为 01635 , 这样可以自 动在文章最后 输出标题 “参考文献”, 输出的每篇参考文献 可以自动缩进两个字符并对齐 , 符合中文期刊习惯 。修改 好后点击 “确定 ”按钮 , 最后输出的参考文献格式示例如 下 : [1 ] 蔡敏. 三种常用参考文献管理软件比较研究 [J ]. 现 代情报 , 2007 , 27 (10) : 176 - 179. [2 ] Warr W A. EndNote X (and XI) for Windows [J ]. Journal of Chemical Information and Modeling , 2008 , 48 (1) : 242 - 244. [3 ] 马清河 , 胡常英 , 刘丽娜 , 等. 介绍一个功能强大的 科技文献管理软件 ———EndNote [J ]. 医学信息 , 2005 , 18 (7) : 687 - 689. [ 4 ] Sable J H , Carlin B G , Andrews J E , et al. Creating local bibliographic databases : new tools for evidence - based health care [J ] . Bulletin of the Medical Library Association , 2000 , 88 (2) : 139 - 144. 从输出结果看 , 在 EndNote 中利用此方法可以实现中英文文献混排 , 出现多个作者时按照中文和英文文献的不 同进行区别 显示 , 满足了中文期刊投稿的要求 。 参 考 文 献 [1 ] 蔡敏. 三种常用参考文献管理软件比较研究 [J ]. 现代情报 , 2007 , 27 (10) : 176 - 179. [2] 张兆伦. 三个参考文献管理软件的比较应用研究 ———EndNote , Reference Manager 与 ProCite [J ]. 图 书 情 报 工 作 , 2007 , 51 (11) : 121 - 123. [3] 马清河 , 胡常英 , 刘丽娜 , 等. 介绍一个功能强大的科技文献 管理软件 ———EndNote [J ]. 医学信息 , 2005 , 18 (7) : 687 - 689. [4 ] http : ∥www. endnote. com/ enx2info. asp [ EB ]. 2008 - 12 - 10. [5] 张爱红. EndNote 在科技论文写作中的应用 [J ]. 甘肃科技 , 2007 , 23 (8) : 231 - 233. [6 ] 马爱芳. 基于 Endnote8 个人数字图书馆的构建及其应用 [J ]. 现代情报 , 2005 , 25 (6) : 74 - 75. [7 ] 姚炜 , 陈兰 , 王 德 英. 基于 Endnote 的 CNKI 文 献 导 入 方 法 [J ]. 现代情报 , 2008 , 28 (1) : 180 - 181 , 201. [8 ] 林营志 , 苏明星 , 刘波. 应用 EndNote 和维普期刊库实现中文 文献管理 [J ]. 科技导报 , 2005 , 23 (4) : 34 - 36. [9 ] 林营志 , 苏明星 , 刘波. 结合 EndNote 和 CNKI 题录辅助科技 论文文献编排 [J ]. 农业网络信息 , 2005 , 3 : 41 - 43. [10 ] 姚炜 , 陈兰 , 王德英. 用 Endnote 组织参考文献目录的方法 ———以 CJFD、唯普 、万方中文期刊数据库为例 [J ]. 中国索 引 , 2007 , 5 (4) : 48 - 51. — 182 —